5 معلومات عن كتابة المراسلات الإدارية

5 معلومات عن كتابة المراسلات الإدارية

كتابة المراسلات الإدارية تعتبر أحد أهم المهارات التى يجب على الموظف أن يتعلمها لأنها تعتبر عصب أي وظيفة وخصوصاً إذا كان يعمل في اختصاص اللوجستيات أو التوثيق أو التنسيق بين الإدارات المختلفة وهو علم قائم بذاته وهام لابد من مراعاته وإعطائه الأهمية.

المراسلة هي في اللغة تعني الكتابة وتبادل المكاتبة بين شخصين أو أكثر من شخص في آن واحد، وتعتبر المراسلة في علم الإدارة هي وسيلة الربط بين العاملين في الإدارات المختلفة وتعمل على تيسير الإجراءات وتنسيقها وتنظيمها وترتيبها.

المراسلة تعتبر من أكثر وسائل التواصل والاتصال استعمالا في المؤسسات والهيئات والتي تعتبر أحد أسس العمل التى لا يمكن الاستغناء عنها. ويعتبر الهدف من المراسلة هو تحقيق التواصل الفعال والبناء بين الإدارات المتنوعة والمختلفة في المؤسسة وتختلف طرق التواصل بين كتابية وشفوية ورقمية.

طرق كتابة المراسلات الإدارية

هناك عدة أمور لابد أن يضعها الموظف في اعتباره عند كتابة المراسلات وهي تعتبر القواعد الأساسية في أي مراسلة لا بد أن يراعيها وينتبه لها وأن يضعها في حسبانه وتلك القواعد والأسس يمكن أن نلخصها في النقاط التالية.

ما هي الجوانب الفنية في المراسلات؟

هناك الكثير من الأمور الفنية التي يجب مراعاتها عند كتابة المراسلات الإدارية والتي تعمل على ترك انطباع جمالي ونفسي لدى من يقوم بقراءة الرسالة بالإضافة إلى الشعور بأن من يقوم بإرسال الرسالة لديه الخبرة المهنية والحنكة اللازمة لإتمام العمل وهي تعتبر من الأمور النفسية التى تضيف جو من الثقة إلى العمل.

يعتبر اختيار الورق المناسب لطبيعة الرسالة المرسلة أحد العوامل الفنية المستعملة في المراسلات الإدارية والتي تعتبر انعكاسا لمدى اهتمام الموظف أو المؤسسة نفسها بأهمية المراسلات أو اهتمامها بالجهة التى تقوم بمراسلاتها مع الأخذ في الاعتبار أن هناك مواصفات لا بد أن يتم وضعها في الاعتبار عند اختيار نوع الورق المناسب للمراسلات الإدارية.

عند اختيار الورق لا بد من مراعاة اختيار الألوان ويعتبر الورق ذو اللون الأبيض أحد أهم الاختيارات الأساسية في المراسلات الإدارية الهامة والرسمية. يجب مراعاة أن تكون خامة الأوراق جيدة وأن تكون من النوع القوي ذات الملمس الناعم والذي يبقى فترة طويلة محتفظا بلونه وجودته ولا يتغير إلى اللون الأصفر، كما يجب أن يكون مقاس الورق الرسمي والذي يعتبر في غالب المؤسسات الحكومية والرسمية هو مقاس A4.

عند كتابة الرسالة لا بد من مراعاة التنسيق في نسق الكتابة وهو ما يعرف بالمسافات الفاصلة بين الفراغات والسطور والفقرات وكذلك المسافات التى تفصل بين بداية السطر ونهايته ولا بد من أن تكون المقاسات مقبولة ومتناسقة وتعطي مظهر جمالي.

لابد من مراعاة المسافات الفاصلة بين الهوامش الجانبية للصفحة فالهوامش لها دور هام في الحفاظ على الرسالة ومحتواها من التلف بحيث لو تقطعت أطراف الرسالة تكون نسبة التلف واقعة في منطقة الهوامش دون أن تتأثر الرسالة نفسها، كما أنه يعطي مظهرا جماليا للرسالة نفسها.

ما هي الخصائص اللازم توافرها في الرسائل الإدارية؟

هناك عدة خصائص لابد أن تتوافر في الرسالة الإدارية ولا يجب من مراعاتها عند الأخذ في كتابتها بالإضافة إلى أنها تترك أثرا إيجابيا لدى قارئ الرسالة وتعتبر تلك الخصائص أحد العوامل الهامة في فهم الرسالة ومحتواها بدقة.

يعتبر الوضح أحد أهم الخصائص الواجب توافرها في الرسالة لذا يجب مراعاة أن تكون الكلمات مناسبة وبسيطة وسهلة الفهم ولا تحمل أكثر من معنى ولا تكون غامضة أو مكررة حتى يسهل على القارئ تمييز الرسالة ومحتواها بالإضافة إلى أنه لا بد أن تكون الرسالة متناسقة في المحتوى مع بعضها البعض وتكون متسلسلة وجملها واضحة حتى يتم فهمها بسهولة ويسر.

من بين الأمور التي يجب الانتباه لها عند كتابة الرسائل الرسمية هي الأخطاء النحوية واللغوية والفصلات والهمزات لابد من الانتباه لتلك الأمور ومراعاتها ومراجعة الرسالة قبل إرسالها من الناحية اللغوية والإنشائية مع مراعاة علامات الترقيم.

من الجدير بالذكر أنه يجب اختيار الكلمات المناسبة لموضوع الرسالة دون الإسهاب والإطناب في الكلمات وحشو الرسالة بكلام لا داعي له بل تكون الرسالة محددة الكلمات وواضحة المعاني مع عبارات مناسبة وفي مضمون الرسالة.

تعتبر لطافة اللغة والتعبير من الخصائص الواجب توافرها في الرسالة الإدارية وهي تعني مراعاة استخدام العبارات والألقاب الرسمية التي تدل على التعبير والاحترام والتقدير المتبادل بين طرفي الرسالة وكلمات اللطافة تختلف حسب الوظيفة والمنصب الوظيفي.

ما هي أنواع المراسلات الإدارية؟

المراسلات الإدارية متنوعة وتختلف باختلاف المؤسسة والجهة المعنية بالرسالة وهما المراسلات الرسمية الإدارية والمذكرات الإدارية.

المراسلات الإدارية الرسمية تنقسم إلى نوعين هما مراسلات خارجية ومراسلات داخلية، وتعتبر المراسلات الرسمية الخارجية هي تلك المراسلات التى ترسلها الشركة أو المؤسسة إلى جهة أخرى تقع خارج نطاق عملها أو لا تشملها إدارة المؤسسة ومنها المراسلات مع الأجهزة الإدارية في الدولة والمراسلات مع الشركات الأخرى أو مع دول أو الوزارات والحكومات.

توجد أيضا من أنواع المراسلات الإدارية الرسمية المراسلات الرسمية الداخلية وهي تمثل النوع الثاني وتستعمل داخل حدود المؤسسة والشركات وتتم بين الإدارات المختلفة في الشركة والأقسام المتنوعة فيها وبين الإدارات والموظفين المختصين والمعنيين.

أما النوع الثاني من المراسلات الإدارية فهو المذكرات الإدارية وهي تلك المذكرات القصيرة التى تهتم بموضوع محدد في نقاط محددة وإطار زمني محدد لتنفيذه ويكون معني به إدارة أو أفراد بعينهم فعلى سبيل المثال لو تم إرسال مذكر بنقل موظف أو ترقيته فهي تكون محددة لهذا الموظف وتشتمل تاريخ صدور القرار وتاريخ تنفيذه، وكذلك الأمر لمذكرات العقوبات الجزائية أو الأوامر الإدارية.

هل توجد أهمية للمراسلات الإدارية؟

المراسلات الإدارية لها أهمية كبيرة في العمل المؤسسي وتساهم في تنظيم العمل بين الإدارات والأقسام المختلفة بالإضافة إلى العديد من الفوائد نذكر منها أنها تعمل على تسهيل الاتصال بين الإدارات والأقسام والوحدات المختلفة دون الحاجة إلى عقد الاجتماعات أو إبلاغ شخص ما وتنسيق وترتيب اللقاءات.

تساهم المراسلات الإدارية في ترتيب الأفكار وتنسيقها وإعادة صياغتها بطريقة صحيحة وإعطاء الفرصة المناسبة للتصحيح والتوجيه والتناسق مع الهدف الرئيسي للمؤسسة والرؤية العامة لها.

المراسلات الإدارية هي وثائق قانونية ولا بد من الاعتناء والاهتمام بها ولا بد أن تكون موثقة من الجهة المرسلة ولا بد من الرد عليها بطريقة رسمية وتعتبر الوثائق الإدارية أحد المراجع الهامة والتي يمكن الرجوع إليها في حالة طلبها أو الاستجواب حول أر ما أو الاستفهام عن القيام بأمر أو التأكد من مراقبة خطة العمل ومنهجيته وسيره.

الوثائق والمراسلات الإدارية تعمل على توفير الوقت والمجهود فهي تقوم على تحد موعد الإرسال والاستلام ومن قام بالاستلام وميعاد الاستلام ويتم متابعة سير العمل ومحاسبة المخطئ كما أنه من السهل جدا الحصول على النماذج الرسمية للمراسلات الإدارية.

Add Comment