6 معلومات مهمة توضح كيفية كتابة تقرير

6 معلومات مهمة توضح كيفية كتابة تقرير

التقرير

اليوم سوف نتعرف سويا على أهم المعلومات التي توضح كيفية كتابة تقرير، ومن المعروف أن كتابة التقارير تعتبر من الخطوات والأمور في العديد من الأنشطة، مثلا في المجالات الدراسية المختلفة يحتاج الطلاب إلى كتابة تقارير متعددة حول المواد التي يقومون بدراستها، أما في المجالات العلمية فإن كتابة التقرير أمر ضروري للغاية لتوضيح الكثير من التفاصيل والعمليات والتجارب التي تم القيام بها. أما في مجال العمل فإن كتابة التقرير تعتبر أمرا لازما وضروريا من أجل توضيح أهم الإنجازات ونقاط الضعف وكل الأشياء التي تحتاجها الشركة أو المؤسسة من أجل إتمام العمل بشكل جيد للغاية.

ما هو التقرير؟

قبل أن نقوم بمعرفة خطوات كتابة التقرير والمعلومات المتعلقة به، لابد في البداية أن نتعرف على مفهوم التقرير، فالتقرير هو عبارة وثيقة مهنية تشمل دراسة لمشكلة أو أزمة من الأزمات أو أي من الأمور المتعلقة بعملية نقل البيانات والمعلومات المختلفة، كما أن التقرير في كثير من الأحوال من الممكن أن يتضمن مجموعة من النتائج وتحليلها.

وفي النهاية فإن الهدف الأساسي الذي يتم كتابة التقرير من أجله هو تقديم الكثير من الأفكار المقترحة والتوصيات التي خرجت منها الدراسة.

ما هي قواعد كتابة التقرير؟

هناك مجموعة من الخطوات والقواعد والأسس التي لابد أن تقوم عليها كتابة التقرير، وهذه القواعد تقوم على كل من الدقة والإيجاز والوضوح، وبدونها من الصعب أن نقول أن الورق الذي تم تقديمه هو تقرير.

ما هي أهم أنواع التقرير؟

وكما قلنا من قبل فإن التقرير يتم داخل العديد من المؤسسات والمصالح ومن الأمور التي تستخدمها الكثير من المجالات، ولهذا فإن هناك العديد من أنواع التقارير، ومن الممكن أن نقوم بذكرها في النقاط التالية:

من الناحية الزمنية
نوع التقرير الذي ينتمي إلى الناحية الزمنية يقصد به التقرير الدوري، حيث أن هناك مجموعة من التقارير التي يتم تقديمها لكي تغطي مرحلة زمنية محددة مثل تقرير شهري أو أسبوعي أو سنوي أو نصف سنوي. وتقوم المؤسسة أو الشركة أو الجهة التي يتم داخلها التقرير بتحديد هذه المدة الزمنية.

مثل يتم رفع التقارير الإدارية أو المالية إلى أي من المؤسسات أو الجهات الوزارية من أي جهة عمل بشكل سنوي أي يتم رفع تقرير كل عام.

تقرير غير دوري
هذا النوع من التقارير لا ترتبط بمعدل زمني واضح مثل السنة أو الأسبوع أو الشهر، لكنها ترتبط بمجموعة من الأحداث المفاجئة التي تستلزم أن يتم تقدير التقرير عنها. هذه التقارير أيضا يطلق عليها التقارير الاستثنائية أو الخاصة، حيث أنها في معظم الأحوال تكون مرتبطة بحدث مفاجئ أو نادر الحدوث، وهذا التقرير في كثير من الأحوال يكون مرتبط بظاهرة أو أزمة حدثت داخل المؤسسة، وفي هذه حالة يكون من الضروري أن يتم أخذ مجموعة من الإجراءات والخطوات بناءا على ما تم ذكره داخل التقرير.

من ناحية التوجيه

وهذا النوع ينقسم إلى نوعين، وهما كالتالي:

  • التقارير الداخلية، وهي التقارير التي يتم عملها من قبل الموظفين وتكون موجهة إلى الإدارة العليا داخل المؤسسة أو الوزارة، مثل التقارير التي يكون متابعة لعمليات الإنتاج المختلفة داخل المؤسسة ، أو التقارير المالية والمحاسبية بالإضافة إلى التقارير الخاصة بالأفراد العاملين داخل المؤسسة والطريقة التي يسيرون العمل من خلالها.
  • التقارير الخارجية، وهي التقارير التي يتم عملها وتكون موجهة إلى جهة خارج المؤسسة، مثل الجهات المختصة بالتمويلات المالية والتي يطلق عليها الجهات المانحة، أو جهات الرقابة الحكومية، بالإضافة إلى التقارير التي يتم توجيهها إلى المراكز الإحصائية والعديد من المؤسسات والهيئات الأخرى.

ما هي أهم خصائص التقرير الجيد؟

وهنا نأتي إلى سؤال في غاية الأهمية وهو كيف نعرف مستوى التقرير الذي نقوم بكتابته، أي كيف نتأكد أن التقرير المكتوب تقرير جيد؟ ولكي نعرف ذلك فإن هناك مجموعة من الخصائص والمميزات التي تساعد على التأكد من ذلك، هذه الصفات والخصائص هي:

  • يحتوي على السبب الأساسي الذي تمت كتابة التقرير من أجله بالإضافة إلى الهدف المطلوب منه.
  • يجب أن يكون التقرير موجزا وكلما كان مكتوبا بطريقة مختصرة سوف يكون شاملا لكل الجوانب التي يريد أن يثبتها أو يتحدث فيها ويقوم بتوصيلها.
  • يجب أن تكون اللغة التي يتم بها كتابة التقرير واضحة ولا تحتوي على أي من التركيبات اللغوية المعقدة، أو يحتوي على جمل غامضة وغير مفهومة.
  • يجب أن يكون التقرير محتويا على مجموعة من الإحصاءات والمصادر التي توثق كل ما جاء بداخله حتى يكون التقرير ذات مصداقية عالية.
  • في التقرير لابد من تحديد المدة الزمنية التي تم فيها القيام بكتابته بالإضافة إلى الزمن الذي يدرسه ويغطيه هذا التقرير.
  • من المهم كتابة التوصيات والإجراءات التي يجب يتم تنفيذها في التقرير.
  • من الممكن أن يحتوي التقرير على رسوم بيانية ومجموعة من الخرائط التي تدعم الدراسة المقدمة.

ما هي أهمية التقرير؟

يجب هنا أن نتطرق إلى نقطة مهمة أيضا وهي أن هناك الكثير من الفوائد المرتبطة بكتابة التقرير، حيث أنه من الأعمال التي نحتاجها بشكل أساسي في الكثير من المجالات ومن الصعب أن يكون هناك استغناء عنها، ومن الممكن أن نوضح أهم جوانب أهمية التقرير من خلال النقاط التالية:

  • التقرير هو مصدر مهمة نعتمد عليه في الحصول على المعلومات.
  • يعتبر التقرير طريقة مهمة للغاية لتقييم الكثير من الأعمال كما أنه يعتبر أداة أساسية في مراقبة كل العمليات الخاصة بالعمل.
  • التقرير يعتبر من الوسائل التي تساعد في معرفة كل الأمور الجديدة المتعلقة بالعمل.
  • يعتبر التقرير وسيلة أساسية من تعمل على تسهيل التفاهم بين كل من كاتب التقرير والجهة التي يتم كتابتها إليه.
  • يعتبر التقرير وسيلة مهمة للإثبات القانوني ويعتبر إعلان للمؤسسة أيضا.
  • التقرير يعمل على توفير الكثير من الوقت والجهد والمال كما أنه يعتبر أهم خطوة من أجل إنجاز الأعمال.

ما هي أهم مواصفات التقرير الجيد؟

بالإضافة إلى أهمية التقرير فإن هناك نقطة مهمة أيضا لا يمكن أن نغفلها، وهي مواصفات التقرير الجيد، ولكي نقوم بكتابة تقرير في أي موضوع من الموضوعات ويكون جيدا فيجب أن يحتوي على أهم التفاصيل التالية:

البعد الزمني للتقرير
ويقصد بها المدة الزمنية التي يقوم التقرير بتغطيتها بداية من وقت كتابته.

الارتباط بالموضوع
الارتباط بالموضوع يعتبر نقطة محورية في كتابة التقرير الجيد، حيث أنه لابد أن يغطي كل الجوانب المتعلقة كما أن التقرير لابد أن يحتوي على إجابة لكل الأسئلة التي يتم طرحها حول الموضوع حتى يكون شاملا لكل الأمور التي يحتاجها من يقوم بقراءة التقرير. وبهذا سوف يوفر التقرير الكثير من الوقت على قارئه أو من يريد الاستفادة منه.

أن يحتوي على بيانات صحيحة
هنا من المهم أن نذكر أن التقرير الجيد لا يمكن أن يحتوي أبدا على أي من المعلومات غير الموثقة أو المعلومات المغلوطة، بل يجب أن يكون كاتب التقرير على دراسة تامة بكل المعلومات التي يقوم بكتابتها وفي نفس الوقت يكون متأكدا من أنها صحيحة تماما. ودقة المعلومات تعتبر من أهم الصفات التي تمنح التقرير جودة عالية وتدل على مدى كفاءة من قام بإعداده.

حجم التقرير
حجم التقرير مهم للغاية، ومبدأ الشمولية لا يعني أن يكون التقرير كبيرا، والتكثيف لا يعني أن يكون التقرير صغيرا، لكن التقرير يجب أن يكون متوسط الحجم، وهنا من المهم أن يعتمد على الزمن والموضوع، كما يكون مراعيا للإدارة التي سوف يتم توجيه التقرير لها. وكل كاتب يكون على دراية بموضوع التقرير الخاص به، هل هو في حاجة إلى السرد أم من الممكن أن يتم تكثيف النقاط المتعلقة به.

أن يكون التقرير مقنعا
من المهم أن يكون التقرير محتويا على كل العناصر التي تساعد على إقناع كاتبه، وكلما كان التقرير مقنعا كلما كان جيدا للغاية، ويدل على كفاءة من قام بكتابته، والإقناع يعتمد بصورة كبيرة على قدرة الكاتب على عرض الأفكار بصورة سلسة ودون تعقيد أو مواراة أو ذكر بعض النقاط التي تطلب الكثير من الشرح.

Add Comment